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Webdox: Beneficios del CLM o software de gestión de contratos

Un CLM impacta en tres grandes conceptos dentro de los beneficios del negocio: la agilidad, la calidad y el cumplimiento contractual. Webdox es una herramienta muy flexible y configurable por usuarios que no son informáticos.

Antonio Paredes / 25.03.2022 / 11:34 am

Webdox: Beneficios del CLM o software de gestión de contratos

Tuvimos el gusto de entrevistar a José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox, sobre su CLM o software de gestión de contratos.

Webdox tiene presencia en varios países de la región, ¿qué mensaje te gustaría dar al mercado peruano?

Nuestro propósito es conectar digitalmente a las organizaciones para lograr relaciones de negocios justas, eficientes y transparentes.

Toda relación de negocios tiene un contrato detrás y ese contrato tiene mucho potencial de administración. Webdox tiene una herramienta CLM o software de gestión de contratos de clase mundial que es adaptada localmente. Tenemos firmas electrónicas adaptadas a la legalidad local. En Perú tenemos firmas cualificadas, avanzadas, etc. Esta herramienta de clase mundial cuenta con todo el soporte local de nuestro talento peruano.

El contrato es el corazón de un negocio e informa a otros procesos del negocio. En un proceso de venta no llegarás a un acuerdo comercial si no tienes un contrato. De igual manera, en el mundo de las compras, debemos tener un contrato con nuestros proveedores. En el mundo de las personas y el talento sucede lo mismo: luego del proceso de reclutamiento tendrás que contratar a la persona.

El contrato es fundamental para el negocio y nosotros conectamos eso a los demás procesos del negocio, brindando eficiencia, transparencia y justicia dentro de una adaptación local con un software de clase mundial.

¿Cómo fue la aceptación y adopción del CLM por parte de las empresas de la región?, ¿quiénes son sus socios de negocios en Perú?

Webdox: Beneficios del CLM o software de gestión de contratos

Luego de la pandemia, todos los países de América Latina aceleraron la adopción de la firma electrónica y firma digital. En Perú, desde febrero de 2021 se adopta una norma europea que habla de los tipos de firma electrónica, estableciendo que existen las firmas cualificadas o digitales de acuerdo a la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

La firma avanzada es mucho más segura que la firma simple, debido a que usa espectrografía. La firma electrónica fue adaptándose a los enormes cambios que se dieron en Perú.

Nosotros ofrecemos productos y servicios de Contract Lifecycle Management (CLM) o software de gestión de contratos. El ciclo de vida de un contrato tiene varios eslabones, la firma electrónica es un eslabón. En Perú, creció de forma acelerada la adopción de firma electrónica y firma digital. Junto a este crecimiento, pudimos mostrar a los usuarios que los contratos requerían de un proceso de calidad: es distinto únicamente firmar un contrato que saber que pasó por un proceso de negociación, aprobación, autorización, etc.

El contrato tiene vida: hay operaciones que cumplir, alertas que enviar e información que revisar. El mercado peruano aceleró la adopción de esta tecnología desde 2021. Cada que la norma peruana avanza, se facilita la entrada de los usuarios para que adopten otras funcionalidades del ciclo de vida de los contratos.

Durante esta penetración de mercado adquirimos como clientes a marcas muy importantes de distintas industrias: SIDERPERU, UNICON, Industrias San Miguel (ISM), Interseguro, RIMAC, LIMAGAS, SOLGAS, etc. Este año proyectamos crecer a 300 % el ingreso en Perú y 150 % como compañía en América Latina.

¿Cómo un CLM automatiza y digitaliza todo el ciclo de vida de un contrato?

El proceso contractual nace en la elaboración. En todo proceso de negocio donde se involucra un contrato hay una fase precontractual; por ejemplo, en el mundo de las ventas. La propuesta comercial que le hice a mi cliente, a pesar de no ser un contrato, ayudará a determinar la información que yo añadiré en el contrato. Si indiqué que el servicio sería de una manera y tendría un costo específico, no puedo cambiar u omitir esa información en el contrato.

Las fases son de elaboración, negociación, aprobación, firma, gestión de obligaciones, accesibilidad de la información y la reportería. Existe una fase precontractual, una fase prefirma donde elaboras, negocias, apruebas y firmas, mientras que en la fase posfirma controlas o cumples las obligaciones de lo que firmaste.

¿Cómo un CLM genera más ingresos a las compañías y también ayuda a reducir sus costos?

Webdox: Beneficios del CLM o software de gestión de contratos

Un CLM o software de gestión de contratos tiene impacto en tres grandes conceptos dentro de los beneficios del negocio:

  • La agilidad contractual
  • La calidad contractual
  • El cumplimiento contractual

La agilidad contractual es la automatización que se puede lograr con la herramienta. Por medio de la integración, digitalización y colaboración online se logra automatizar procesos. Una herramienta de gestión de contratos acelera hasta en un 85 % los procesos de ventas.

Cuando quieres cerrar un acuerdo, este debe ser firmado. La automatización nos permite reducir el ciclo de ventas, logrando generar ingresos de forma más rápida.

En el mundo de las compras, podemos reducir entre un 30 % a 50 % los procesos de compra con los proveedores. Según la World Commerce And Contracting Association (WorldCC), una empresa puede dejar de percibir hasta un 9.2 % de sus ingresos anuales por una deficiente gestión contractual.

De esta forma, hay aceleración de los procesos comerciales, reducción de costos con proveedores y existe la capacidad de recuperar ingresos porque logro hacer más eficiente la operación de la compañía.

En cuanto a la calidad contractual, al tener un contrato mejor realizado, logras una mejor colaboración con las áreas.

Imagina que yo soy el único abogado de la organización y un equipo de ventas me pide un contrato en el cual no me dan un feedback para entender mejor el negocio para plasmar eso en el contrato. La colaboración es fundamental porque promueve que el propósito del negocio se plasme en el resultado. Nosotros fomentamos esa colaboración y la calidad contractual por medio de la estandarización y utilizando buenos procesos. Esto impacta económicamente en que las relaciones de negocios suelen ser más largas.

Según la WorldCC, una relación de negocios en América Latina suele durar entre 2 a 3 años. En países anglosajones suelen durar entre 5 a 6 años. Cuando la calidad del contrato es baja suele haber conflictos y esto reduce el tiempo de relación con los proveedores. Mientras más duren las relaciones de negocios, es muy probable que aumente la eficiencia. Nosotros promovemos una mejor relación en los negocios.

Respecto al cumplimiento contractual, la herramienta notifica sobre lo que debemos cumplir. Si tenemos una gran cantidad de contratos, nuestra herramienta nos ayudará a estar pendientes de cada caso y así evitar el incumplimiento por nuestra parte.

¿Cómo un CLM mejora el cumplimiento de las regulaciones de una compañía?

En ocasiones, Compliance son normas internas que establece una gran organización mundial, donde algunos procesos deben incorporar una cláusula de seguros, por indicar un ejemplo.

Hay normativas internas de grandes organizaciones que indican que los procesos deben pasar por ciertos trabajos obligatorios. Las normas externas pueden ser de distintos tipos, por ejemplo, una certificación ISO para asegurar que estamos cumpliendo con un proceso de calidad o transparencia.

Existen normas externas vinculantes, por ejemplo, las leyes de un país. La herramienta de gestión de contratos de Webdox permite que cumplamos con los procesos, integrantes e interacciones en las distintas fases del contrato.

La flexibilidad tanto en prefirma como posfirma facilita el cumplimiento en cuanto a normas internas y externas tanto vinculantes como no vinculantes.

¿Al basar su tecnología en la nube, el servicio es multiplataforma y multidispositivo?

Sí. Somos un Software as a Service (SaaS). Webdox opera a través de su plataforma online, a la cual se puede acceder desde una computadora o una tablet.

Además, la firma electrónica, una de las interacciones más críticas del CLM o software de gestión de contratos, es totalmente móvil.

¿Qué características de ciberseguridad incorporan en su plataforma?

Webdox: Beneficios del CLM o software de gestión de contratos

Webdox tiene varios capítulos de la seguridad. Contamos con herramientas de Single Sign-On para conexiones con Directorio Activo, lo cual facilita gestionar el acceso de una persona por medio de su cuenta organizacional. Incorporamos sistemas de doble autenticación, cumplimos con los lineamientos de seguridad de la Open Web Application Security Project (OWASP), establecemos políticas para la solicitud de CAPTCHA, bloqueo de IPs en diversos escenarios, etc.

Contamos con todos los elementos de control de autenticación, perfilamiento y antihackeo que sean necesarias configurar.

El Compliance es importante. Contamos con la certificación ISO 27001, ISO 27018 e ISO 27701. Actualmente, estamos trabajando para obtener la SOC 1 y SOC 2, las cuales son las máximas normas de seguridad en los Estados Unidos. Vamos mucho más allá de lo que puede exigir la banca en América Latina.

Además de esto, contamos con Ethical Hacking, donde nosotros atacamos nuestro propio sistema con el fin de incorporar permanentemente una mayor seguridad. Kevin Mitnik, uno de los hackers más famosos del mundo, afirma que el 50 % de las filtraciones de seguridad se deben al personal.

Nosotros brindamos todo tipo de capacitaciones al personal. Hace algunas semanas enviamos phishing de forma interna para comprobar qué sucedería en una situación real similar. En los pocos casos donde una persona cae en esto, se le brinda la capacitación que requiere.

¿Cómo es el acompañamiento que brinda la empresa a sus clientes?

Hay una fase de onboarding, donde se les acompaña en la implementación. Se muestra los beneficios y el impacto que se logrará.

Durante este proceso de onboarding se realiza un análisis de los procesos más relevantes, los cuales tendrán un mayor impacto comercial, de proveedores, etc.

Se establecen objetivos para acelerar el proceso de compra, venta, mejorar la trazabilidad, etc. Se tiene en cuenta las prioridades para que el primer valor sea el más crítico.

A los CIOs que lean esta entrevista queremos decirles que Webdox es una herramienta muy flexible y configurable por usuarios que no son informáticos.

Realizamos webinars, entrenamientos dirigidos a grupos de usuarios específicos y brindamos soporte on demand con talento local.

Luego de que concluye el proceso de levantamiento de la información, configuración y entrenamiento, se realiza una marcha blanca para verificar la idoneidad. Posteriormente, la empresa empieza a percibir los beneficios con el acompañamiento respectivo.

¿Blockchain y los contratos inteligentes serían tecnologías próximas a incorporarse en Webdox?

Sí. Blockchain tiene varias utilidades. Una de las ventajas que posee es la capacidad de registrar interacciones del producto de forma indestructible.

Nuestro producto es de colaboración porque en el comercio se requiere de dos o más partes. La interacción debe quedar registrada, más allá de las bases de datos y toda la seguridad que implementamos. Blockchain tiene esa capacidad a favor de la neutralidad por medio de su registro imparcial e indestructible.

¿Aún es temprano para pensar en contratos en el metaverso sobre propiedades corporativas?

Cerca del 80 % de la población está en una etapa de pragmatismo y adoptarán una tecnología en la medida que obtengan una utilidad. Nosotros de todas formas veremos utilidades en cuanto a blockchain, inteligencia artificial o el metaverso en medida que tengan aplicación.

Sabemos que en Perú y América Latina existe una gran oportunidad de que la firma electrónica se use cada vez más.

Además, tenemos un equipo que es muy curioso y busca siempre la innovación del futuro.

Finalmente, ¿hay algo más que desees compartir con nosotros?

Estamos trabajando con los mejores partners tecnológicos en Perú. Esto demuestra la confianza que generamos en el mercado peruano.

Nuestro propósito es conectar digitalmente a organizaciones para lograr relaciones de negocio justas, eficientes y transparentes.

Pueden conocer más sobre Webdox a través de su página web oficial y su canal oficial en YouTube.

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