Es bastante habitual que muchas pymes soporten en documentos ofimáticos los datos de los procesos que ejecutan para gestionar áreas importantes de su actividad.

De hecho, y según datos de la consultora Evaluando Software, un 40% de las pymes peruanas utilizan hojas de cálculo para organizar sus datos: desde realizar la contabilidad de la empresa y controlar los movimientos de caja, hasta realizar bases de datos de clientes y proveedores o la gestión de stocks y almacenes.

El problema radica en que estos programas no fueron creados para ser usados con este fin, por lo que presentan un recorrido muy corto y un gran número de problemas.

Las hojas de cálculo no promueven la automatización de procesos, lo que se traduce en pérdida de tiempo de los empleados.

Son sistemas poco seguros, ya que no podemos saber quién ha modificado el archivo ni desde que ubicación, y poco fiables, pues existe un gran riesgo de pérdida de datos o de eliminación de archivos.

Otra gran desventaja es la falta de integración de datos y la imposibilidad de compartir información en tiempo real entre diferentes colaboradores, además de su incapacidad para cruzar información y obtener informes y análisis de datos en tiempo real.

Para alcanzar niveles óptimos de productividad y control, es necesario disponer de soluciones tecnológicas de gestión, como un ERP, que satisfagan las necesidades particulares de cada negocio, permitan un aumento significativo en la productividad de los empleados y faciliten un control riguroso de áreas “vitales” de la empresa.

Existen 7 grandes atributos del sistema integrado ERP que lo diferencian de las hojas de cálculo, y que todo empresario debe saber para gestionar su negocio de manera eficaz:

1. Seguridad. Al operar de forma integrada, el software de gestión arroja resultados más precisos a comparación de una hoja de cálculo.

Una compañía que use este tipo de soluciones podría reducir su margen de error y, en consecuencia, aumentar su rentabilidad en un 26%. PHC indica que incluso la precisión de un ERP puede ayudar a prever nuevas necesidades, ya que, por ejemplo, toma en cuenta el historial de compra de cada cliente.

2. Integración. El ERP opera integrando los datos de todos los procesos como facturación, compras, ventas, control de stocks, recursos humanos, entre otros, lo que facilita la gestión.

Las hojas de cálculo, en cambio, operan independientemente. Son plataformas útiles solo para el manejo de datos numéricos o alfanuméricos específicos.

3. Control. Un ERP permite al usuario reaccionar a eventos en tiempo real. Por ejemplo, si un artículo queda sin stock, el sistema envía de inmediato un correo electrónico al responsable de almacén notificando esta situación.

4. Información. Vivimos en la sociedad de la información, donde adoptar decisiones rápidas y correctas es un factor clave para el éxito.

PHC CS, por ejemplo, dispone de herramientas con una gran capacidad analítica, como dashboards y paneles de información, que abarcan las diversas áreas de la empresa y que apoyan al responsable de cada departamento en la toma de decisiones. Esto no es posible con una hoja de cálculo.

5. Automatización. Obtener agilidad es uno de los grandes motivos por el que las empresas adoptan un software de gestión. Los sistemas integrados ERP tienen la capacidad de automatizar los procesos de las diversas áreas de negocio.

Una empresa que ha implementado un ERP en sus procesos de gestión reduce en un 80% el tiempo de trabajo y, por consiguiente, es más productiva que una organización que sigue usando sistemas ofimáticos, según un informe sobre tendencias del uso del software de gestión en medianas empresas elaborado por PHC Software en Lima.

6. Adaptabilidad. El software de gestión se puede configurar según las necesidades que vayan surgiendo en el negocio.

Si el negocio crece, también se pueden ampliar los alcances del software ERP y cubrir las nuevas demandas de gestión, como información financiera, de contratos, presupuestos o auditorías.

7. Facilidad. El software ERP centraliza la información de las diversas operaciones de la empresa en un único sistema; de esta manera facilita su uso y el acceso directo y en tiempo real a los datos más diversos del negocio.

Es así que los empresarios pueden tener el control de todas las gestiones de su empresa.

La competitividad de la empresa peruana pasa, necesariamente, por una gestión empresarial digitalizada donde las tecnologías permitan una mayor agilidad, habiliten la disposición de libertad de elección y puedan adaptarse rápidamente a los constantes cambios.

En este aspecto, una de las mayores innovaciones se encuentra en el software de gestión que, de unos años a esta parte, ha dejado de ser tan solo software para pasar a convertirse en un denominador común en las empresas de éxito.