Gestión de proyectos remotos y equipos distribuidos: los retos más habituales
La gestión de proyectos remotos es todo un reto. Una necesidad imperiosa en este momento que estamos viviendo actualmente, en el que los equipos distribuidos, el trabajo fuera de las oficinas presenciales y las colaboraciones entre proyectos están a la orden del día.
Sin embargo, no es tan fácil como parece y en este nuevo paradigma que nos presenta el mundo laboral actual se plantean nuevos retos y necesidades que son necesarios abordar desde la raíz para lograr los objetivos.
¿Qué es y qué implica la gestión de proyectos remotos?
Como ya se puede deducir de su nombre, los proyectos, trabajo o equipos remotos son aquellos en los que los empleados están en ubicaciones geográficas diferentes y no necesariamente desarrollan su actividad cada día desde la misma oficina. Bien porque cada uno haga su trabajo desde casa (lo que se conoce como home office) o bien porque estemos ante empleados que deben viajar mucho o, incluso, porque se recurra a equipos de otros países que trabajan alineados con las sucursales o filiales de otro lugar.
En cualquier caso, la gestión de proyectos remotos implica salvar el problema de la distancia y la deslocalización geográfica.
Los 5 retos más habituales de la gestión de proyectos remotos
Encontrar las herramientas de comunicación que mejor cubran las necesidades:
Herramientas de mensajería instantánea, correo electrónico, videoconferencias, gestión de proyectos, acceso a la nube… Encontrar el software ideal puede ser muy complicado. Por eso, es importante recurrir a empresas que tengan una dilatada experiencia en este campo, como ARBENTIA Project Management, que puede ofrecer las herramientas mejor cualificadas para cada proyecto.
A la hora de elegir las mejores herramientas es muy importante tener en cuenta las necesidades del proyecto, su tamaño, sus implicaciones y sus exigencias, solo de esta manera se logrará encontrar la mejor opción.
Fomentar la formación de los empleados:
En un trabajo en remoto, también es muy importante seguir focalizándose en la formación de los empleados y su acceso a nuevas tecnologías, nuevas habilidades y nuevas tendencias dentro de su sector. De este modo, cada empleado podrá progresar individualmente, pero también podrá aportar su valor al equipo, mejorando así el trabajo de todos.
En los proyectos remotos y equipos distribuidos el tema de la formación puede quedar en un segundo plano, pero es un error de base. Si bien se pueden organizar jornadas de formación compartida, también se puede ofrecer un programa de formación individualizado o atender las necesidades y expectativas de cada trabajador.
Transmitir la cultura empresarial:
Cuando estamos deslocalizados, unir lazos entre la empresa y el trabajador y mejorar el sentimiento de pertenenciapuede ser más complicado que cuando todo el equipo acude cada día a la misma hora a un mismo lugar de trabajo.
En este caso, puede ser muy interesante realizar eventos de team building, ya sean online o presenciales, de forma periódica. Juegos, eventos, comidas, espacios para compartir los valores de la empresa y lugares en los que se permita que los empleados que lo deseen también puedan brillar y, en definitiva, favorezca el conocimiento de la empresa, su sentimiento de pertenencia y las relaciones interpersonales.
Gestionar los horarios de trabajo:
Un registro de horas de trabajo puede seguir siendo imprescindible, incluso cuando estamos ante un trabajo o un proyecto remoto. Puede parecer a primera vista que es algo más difícil de controlar, porque no somos capaces de ver al empleado en todo momento en su puesto de trabajo, pero calentar silla nunca ha sido la solución y el camino para lograr una buena productividad que pueda revertir en un beneficio para la empresa.
Existen soluciones digitales que ayudan a organizar los turnos de trabajo, registrar horarios, grabar las ausencias o incluso gestionar las vacaciones. Sin embargo, no hay que olvidar que, más allá de los horarios, lo más importante en una empresa es la consecución de objetivos, por lo que puede ser una buena estrategia trabajar por proyectos o bloques de actuaciones.
Recibir feedback:
Puede resultar muy complicado saber si un empleado está motivado o no cuando hablamos de proyectos remotos. La gestión de equipos distribuidos suele encontrar su mayor hándicap en la gestión de los recursos humanos. Si el empleado no lo dice abiertamente, es posible que no lleguemos a conocer cuáles son sus aspiraciones, si hay algo que no le está gustando, si tiene alguna queja o si las relaciones no son como deberían.
Por eso, es muy importante establecer algún sistema que permita recibir feedback en este tipo de equipos, con el fin de garantizar un buen ambiente de trabajo y de asegurar la continuidad y la retención del talento. También resulta interesante buscar el modo de realizar mentorías y acompañamiento del personal.