Tuvimos la oportunidad de entrevistar a Gonzalo Jourde, Gerente de Office en Microsoft Perú, para conocer un poco más sobre la oferta de Office 365 y la seguridad y protección a la privacidad que se ofrece a través del servicio.

A continuación, los dejamos con el desarrollo de la entrevista, en la que encontrarán algunos consejos para mejorar la seguridad y protección de la información, a través de Office 365.

1. ¿Qué ofrece Office 365 al mercado empresarial?

En el entorno tan cambiante de los negocios de hoy, donde las organizaciones necesitan adaptarse rápidamente a las necesidades del mercado; Office 365 ofrece un conjunto de herramientas de Productividad que permitirán a los equipos de trabajo obtener una oficina moderna, es decir, que la oficina sea ágil, eficaz y móvil. Para poner un ejemplo, cito a Dustin Collins, director global de infraestructura de TI en Arysta LifeScience (compañía agroquímica estadounidense con presencia en más de 125 países), quien indica en relación a su experiencia lo siguiente: “con Office 365 somos capaces de interactuar y entablar relaciones de trabajo entre nosotros en mayor medida, lo que nos permite responder a nuevas oportunidades de manera eficiente y rápida. Como resultado, somos una organización más ágil y competitiva”.

Asimismo, con Office 365 puede tener acceso a todas las herramientas de colaboración y productividad en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, dando a los empleados la libertad de trabajar cuando y donde lo necesiten, con herramientas sencillas y con acceso al Office que todos conocen y usan. Las organizaciones pueden tener acceso en cualquier lugar al correo electrónico de empresa, sitios de colaboración, uso compartido de archivos y las reuniones en línea sin comprometer la seguridad. Para poner un ejemplo más local sobre esto, me permito citar a Gabriel Salinas, Jefe Corporativo de Sistema de Austral Group (compañía pesquera que tiene operaciones a nivel nacional), quien asegura que “en Office 365 hemos encontrado una herramienta de colaboración accesible y potente que nos ha permitido eliminar el tema del mantenimiento de la infraestructura y de las barreras de capacidad en los servidores de correo, además de que nos da flexibilidad y facilita la administración de aplicaciones”.

De esta manera, Office 365 pone a disposición herramientas de análisis de información muy avanzadas, pero de muy fácil uso para crear informes personalizados, realizar seguimientos de los indicadores de rendimiento clave o visualizar datos para tomar decisiones más inteligentes e informadas.

2. ¿Qué novedades hay en Office 365 con respecto a la seguridad?

Para Microsoft la seguridad de la información de nuestros clientes es una prioridad, Office 365 incorpora la seguridad, el cumplimiento normativo y la privacidad como parte integral de la solución para garantizar la protección de datos de la empresa. Office 365 satisface los mayores estándares de cumplimiento normativo mundial, como HIPAA, FISMA e ISO 27001; así como ISO 27018 respecto a la privacidad de la información considerando la cercana aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales en el Perú; y aporta buenas prácticas líderes en el sector en diseño de centros de datos y prevención de pérdidas de datos. Puede administrar fácilmente normativas de cumplimiento complejas y, a la vez, ejercer un control completo sobre la información confidencial.

3. ¿Cómo se da el proceso de cifrado de la información en Office 365?

En Office365 la información se cifra en reposo y en tránsito, es decir, cuando esta almacenada en Office 365, viaja hacia y desde la nube, la información está cifrada usando la tecnología de BitLocker.

4. Con la llegada de Skype a las empresas, ¿cómo queda la situación de Lync y los usuarios?

Lync no ha desaparecido, solo ha evolucionado, lo que estamos haciendo es tener los mejor de nuestras dos soluciones y unificándolas; la familiaridad y simplicidad de uso de Skype, que más de 300 millones de personas usan para comunicarse, con las características empresariales de presencia, mensajería instantánea, voz y video llamadas, la integración con Office y las opciones de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo que permite Lync, brindando a nuestros clientes lo mejor de nuestras soluciones. Para los clientes que usan actualmente Lync, la nueva experiencia de Skype aparecerá como parte de las actualizaciones mensuales de Office 365, Skype for Business es la evolución de Lync.

5. ¿Qué puede hacer un usuario de Office 365 para evitar el robo de la información?

Office 365 incluye tres mecanismos para asegurar y proteger la información de la organización incluso desde dentro; el primero es la Gestión de Derechos de Información (IRM por sus siglas en inglés), que puede ser usado para asegurar la información dentro de la organización encriptando la información y añadiéndole políticas inteligentes para definir las acciones que los usuarios pueden realizar con la información como leer, editar, imprimir, reenviar o copiar la información; la segunda es la Encriptación de Mensajes de Office365, donde se puede enviar un correo encriptado a cualquier usuario, solo se necesita una cuenta Microsoft o una clave única para acceder al correo desde el escritorio o un dispositivo móvil; y por último la tecnología de S/MIME para firmar digitalmente los correos, lo que nos ha permitido certificar a Office365 ante el Indecopi como la primera solución en nube para el manejo de firmas digitales en el Perú

6. ¿Qué sucede cuando la suscripción a Office 365 vence? ¿Hay posibilidad de recuperar la información?

Siempre la información que reside en Office365 es propiedad del cliente, nunca de Microsoft, por consiguiente el cliente siempre puede recuperar su información. Cuando una subscripción vence, por contrato, el cliente tiene un tiempo adicional de hasta 90 días para poder recuperar su información.

7. ¿Qué estrategia maneja Microsoft para aumentar el uso de software legítimo en las empresas?

Permanentemente conversamos con clientes, socios de negocio, gremios empresariales y cuanto auditorio tengamos para mostrar a los clientes los beneficios de tener un software original y los riesgos de implica no tenerlo, es un esfuerzo muy grande, pero estamos convencidos que los beneficios que brinda el software original, como seguridad, confiabilidad, soporte, entrenamientos y otros nos ayudara en este propósito.

8. ¿Hay algo más que desee compartir con nosotros?

Office365 es una solución de productividad completa e integral que funciona en cualquier dispositivo que tenga el usuario, Office 365 es multiplataforma y lleva la oficina del usuario al dispositivo de su preferencia, soportamos las plataformas más usadas del mercado como son: Windows, MAC OS, iOS y Android, Office 365 está en constante mejora de su funcionalidad y características, como el agregar funciones de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM), mejoras en auditorias con eDiscovery, y la más reciente la inclusión de Skype for Business, que integra los mejor de la facilidad del entorno de Skype, usado por más de 300 millones de personas; y, toda la potencia de mensajería instantánea, video conferencia, y cumplimiento normativo de Lync. Es por esto y muchas ventajas más, que muchas organizaciones de todo tamaño e industria en nuestro país, ya se están beneficiando de todo el poder de Office 365.