La impresión convencional en las empresas sigue una red de múltiples servidores, sistemas de software y dispositivos, por ello, muchas organizaciones se preguntan si deberían migrar sus servicios de impresión a la nube. Para Tak Naito, Product & Marketing Intelligence en Ricoh Latin America, algunos factores claves que los responsables de la toma de decisiones deberían considerar son:

1. La infraestructura actual no es práctica:

Los sistemas tradicionales emplean software y hardware que son difíciles de adquirir, la nube permite una implementación rápida, aumentando  la capacidad y reduciendo costos.

2. Disminuye el trabajo de administración:

Los equipos de impresión actuales demandan mucho tiempo de trabajo, la nube permite que las empresas omitan actividades de administración relacionadas con requisitos de impresión, tales como la instalación de actualizaciones y parches.

3. Mejora el mantenimiento y el servicio actual:

Los sistemas de impresión tradicionales requieren mantenimiento constante, esto demanda gran cantidad de tiempo por parte de la empresa. Por el contrario, la nube proporciona actualizaciones sobre el estado del dispositivo e informes mensuales.

4. Reduce el costo total de propiedad:

Las organizaciones tradicionales realizan inversiones de capital elevado para poder adquirir nuevos software o actualizaciones, al migrar a la nube esto cambia ya que esta se actualiza de manera automática.

5. La red de impresión actual es vulnerable:

Los dispositivos de impresión pueden ser vulnerados para actividades maliciosas, sin embargo la nube incluye una serie de funciones de seguridad estandarizados tales como cifrado de equipos, seguridad en sobreescritura de disco, firmware, entre otros.